APPROBATION DES DOCUMENTS AVANT LIVRAISON


Ce soir c'est la livraison, les plans et les enregistrements qualité sont prêts, enfin presque. Les plans ont été finalisés hier, et le service Qualité est en train de vérifier la prise en compte des remarques, les relecteurs techniques ayant eux déjà terminé. L'accord pour la livraison sera donné en fin de journée.

Il manque juste les signatures, que bien évidemment vous apposerez et ferez apposer au tout dernier moment par tous les signataires. Au tout dernier moment, c'est à dire juste avant d'appliquer la baseline ou de générer le package que vous allez envoyer à votre client. Parce qu'évidemment vous avez beau être sûr de vous, vous n'êtes pas fou: vous allez attendre l'approbation de la qualité avant de remplir les emballages. Et pour gagner du temps, vous avez même écrit en dur la date de signature et le nom du signataire dans les documents concernés (OpenOffice, MS Office, texte, etc.). Comme votre entreprise, bien qu'étant au top du top de la haute technologie, n'a toujours pas de système de validation de document par signature électronique, vous avez donc prévu d'imprimer la page de signature, de la faire signer, de la scanner et enfin de la réintégrer dans le document d'origine. C'est un peu "tricky", chronophage, mais ça marche.
Souvent.
Donc pas toujours...

Pourquoi?

Parce que cette fois, juste avant la livraison, il a fallu modifier un plan. Effectivement, une remarque n'a pas été traitée correctement. Le qualiticien a donc réveillé sa remarque à la date d'aujourd'hui et attend un nouvelle prise en compte. Pas de problème, vous corrigez le contenu du paragraphe incriminé et redonnez le document modifié à l'assurance qualité. Le qualiticien vérifie la prise en compte de sa remarque réactualisée dans votre plan projet, et trouve maintenant celui-ci conforme. Il est content. Donc il clôt sa remarque et met à jour sa fiche de relecture.

Le temps presse maintenant, le stress grandit, vous n'avez même pas envie de sauter au cou du qualiticien pour le remercier, vous signez et faites signer votre plan, vous faites une baseline et vous envoyez tout ça au client. Il est temps, l'usine va fermer, il fait nuit et froid, et vous avez faim. Et sommeil.

Pas de bol, vous avez juste oublié de changer la date dans votre document. Si vous avez bien suivi, je n'ai pas besoin de vous dire que vous êtes en déviation du process, autrement dit c'est un carton rouge! En effet, la date de signature de votre document est antérieure au réveil de la remarque par votre qualiticien (que finalement vous ne regrettez pas d'avoir ignoré tout à l'heure).

Comment corriger ça?

Impossible! Vous devez faire une demande de dérogation, même si l'explication que vous allez fournir indique clairement qu'il n'y a pas eu de déviation à proprement parler, mais seulement un oubli de mise à jour de la date de signature. Si vous avez à défendre ça en audit, vous allez comprendre ce que veut vraiment dire "injustice".

Comment éviter ça?

  1. un dernier contrôle avant livraison aurait dû éviter ça, mais avec des échéances irréalistes et donc un stress important, toutes les conditions sont réunies pour que ce détail échappe à tout le monde. Oui, personne n'est parfait, même les meilleurs peuvent se tromper.
  2. formaliser justement ce dernier contrôle en l'intégrant dans le processus de livraison (check list de livraison). Cette procédure, dans des conditions normales de livraison, est très efficace.
  3. ne pas préparer la date de signature dans vos documents! Laissez les signataires l'inscrire manuellement, au moins peut-on espérer que la vraie date sera indiquée.

Appliquer les deux dernières propositions devrait vous assurer une certaine tranquillité d'esprit. La meilleure garantie reste cependant d'avoir le temps d'effectuer ce fameux contrôle des livrables juste avant la livraison (validation du bordereau de livraison par passage de check list). Attention, ce n'est pas une tache anodine, elle prend du temps si elle est menée consciencieusement, et ce temps varie en fonction du nombre de livrables, listés dans le bordereau de livraison, et de la richesse de la check list. Il faut garder à l'esprit que ce temps important consacré à la vérification de la livraison est une garantie de la qualité de cette livraison.

Après, c'est à vous de voir...