CAHIER DES CHARGES

Quelquefois assimilé à tort à la spécification, le cahier des charges reflète les besoins du client. N'en disons pas plus, on sait par avance que le client sait très rarement ce qu'il veut, ou bien qu'il n'a pas la moindre idée de la faisabilité de son projet. Qu'à cela ne tienne, nous, les fournisseurs, sommes justement là pour lui fournir une spécification qui aura le mérite de clarifier son besoin.

En réalité, ce cahier des charges n'existe pas en tant que tel, il fait partie du contrat, qui détermine les besoins et contraintes aussi bien techniques, qu'administratifs et commerciaux. A ce contrat correspond la proposition technique et commerciale du fournisseur, liée au contrat par la matrice de conformité incluse dans cette proposition. Cette matrice de conformité répond point par point aux exigences du contrat, c'est pour cela que le contrat doit être clairement rédigé, au moins pour la forme: chapitres et sous-chapitres numérotés, utilisation de puces numériques et non graphiques. Rien de plus pénible que d'établir une matrice de conformité à partir d'un contrat/cahier des charges sans références internes au document. Cela oblige à effectuer des copies de texte, ce qui est simplement...non maintenable! Autrement dit, dès que le contrat ou le cahier des charges évolue, il faut vérifier toute la matrice de conformité en relisant les textes recopiés dans celle-ci. Le projet n'est même pas attribué et ça commence déjà par une surcharge de travail! A la prochaine réunion de discussion sur la réponse à appel d'offre, ne vous privez pas du plaisir de dire à votre éventuel futur client qu'il a des progrès à faire dans la rédaction d'un cahier des charges... Attention, la matrice de conformité est essentielle, elle doit être figée le plus tôt possible, car elle définira le périmètre contractuel du projet. Donc il faut en prendre soin.

Heureusement, des mécanismes de clarification des besoins client peuvent être mis en place, typiquement par des fiches de dialogues qui sont ensuite répertoriées officiellement, par exemple dans le tableau de bord du chef de projet.

Non, je rectifie: un mécanisme de clarification des besoins client DOIT être mis en place.