REPONDRE A UNE FICHE DE REMARQUES

Tout d'abord, ces remarques sont rédigées du point de vue d'un relecteur qui, même si cela pourrait paraître souhaitable (ce qui est à double tranchant), n'est pas sensé avoir la connaissance technique précise du logiciel.
En fait, une inspection peut être effectuée par n'importe quel qualiticien, du moment qu'il a connaissance des documents d'entrée (plans, normes, cahier des charges, proposition commerciale, traçabilité).

Ensuite, toutes les réponses ou actions faisant suite aux remarques doivent être précises, justifiées et traçables:

  1. datez votre réponse, cela permet de tracer d'éventuels allers/retours.
  2. identifiez-vous (par vos initiales, votre trigramme, ou autre), ça aidera pas mal si plusieurs personnes sont impliquées pour renseigner les réponses.
  3. ne modifiez pas l'état de la remarque, c'est au relecteur de le faire.
  4. indiquez dans votre réponse la nature du traitement que vous proposez pour la remarque, par exemple "accepté" ou "rejeté" (ou mieux "proposition de rejet"). Evitez les "ok", "fait", ou encore "pris en compte" qui ne veulent strictement rien dire.
  5. justifiez votre réponse. Un "rejeté" non justifié risque de mettre en colère le plus gentil des relecteurs, c'est un des deux casus belli. Même un "accepté" doit être justifié, ou plus exactement détaillé! La seule éventuelle exception concerne les remarques très dirigistes du type "Remplacer 'titi' par 'toto'" ou "Supprimer 'XXX'", qui pourraient se satisfaire d'un banal "accepté". Et encore, en cas d'occurrences multiples, il faudrait l'indiquer...
  6. situez (chapitre, numéro de page) et décrivez les actions entreprises pour corriger la remarque. Une remarque localisée à un endroit peut entraîner des modifications dans un ou plusieurs autres endroits. Cela facilitera la vérification. De même, une action correctement décrite évitera au relecteur d'effectuer une deuxième relecture pour comprendre ce qui a été fait.
  7. une réponse peut inclure une demande de changement du niveau de criticité de celle-ci (donc pour le baisser, en principe...).
  8. second casus belli: une réponse du type "sera appliquée plus tard"! Pour éviter le bain de sang, donnez immédiatement la référence soit d'une action levée dans un tableau de bord projet, soit d'une demande de changement, soit d'une demande de dérogation. Sans cela, point de salut.
  9. prenez contact avec votre relecteur dès qu'un doute apparait, cela vous fera gagner du temps.
  10. petit conseil: ne perdez pas de temps avec des remarques très vagues, du type "le tableau du paragraphe 3.2 est mal rempli". Demandez tout de suite des précisions à l'auteur de cette pitoyable remarque.
  11. autre petit conseil: ne faites pas le travail du relecteur! Certains sont spécialistes pour déléguer la relecture qu'ils n'ont pas faites, ou alors que très superficiellement, ... au rédacteur du document lui-même!!! Des remarques telles que "les versions des documents de références sont-elles correctes?" ou encore "comment est traitée la robustesse?" sont indignes d'un relecteur soi-disant compétent. Ne cédez pas et faites savoir à votre client, avec diplomatie (ou pas), que vous n'êtes pas son singe...
  12. je réfléchis à la possibilité de faire entrer l'article 3 ci-dessus dans la catégorie "casus belli"...