AUDIT

L'audit est une activité qui, quelques jours avant son déroulement, fait naître chez un chef de projet de l'hypertension et de la nervosité accompagnées d'une hyperactivité: le samedi devient brusquement ouvré, et les journées durent plus de 24 heures. Tous les chefs de projet sont sujets à ces symptômes à l'approche d'un audit. C'est comme ça. Juste après l'audit apparaît un état fugace d'hébètement suivi d'un esprit de revanche ou de soumission complète. Bref, ça laisse des traces.

En quoi consiste un audit? Le client, pas fou, veut vérifier, comme la sécurité sociale, l'état de santé de son projet. Il peut le faire lui-même ou par le biais d'une entreprise externe spécialisée. En théorie, tout, absolument tout, peut être passé au peigne fin, c'est comme un contrôle fiscal. En réalité, une partie seulement sera examinée, faute de temps et/ou d'argent. Mais attention, il faudra montrer et surtout prouver que vous avez respecté votre process. Quels types de preuves faudra-t-il montrer? Voici quelques exemples:

  • comptes-rendus de réunions (interne, comité de gestion de configuration, etc.)
  • fiches de relecture par les pairs
  • fiches de relecture qualité
  • fiches de tests
  • fiches de résultats de tests
  • tableaux de bord
  • planning
  • etc.

Attention, je ne parle ici que de preuves matérielles (on se croirait dans un procès), mais il y a aussi des preuves immatérielles!!! Il faudra prouver, par exemple, que chaque membre de l'équipe projet:

  • connait le planning
  • connait les plans projet
  • a les compétences nécessaires pour exécuter sa tâche
  • etc.

Ces preuves seront obtenues (ou non) par l'auditeur en posant directement les questions à un ou plusieurs membres de votre équipe. Non seulement il en a parfaitement le droit, mais normalement il ne devrait pas s'en priver. Vous pouvez toutefois lui demander gentiment de ne pas trop perturber votre équipe pour ménager le planning du projet.

A noter qu'en principe la base d'un audit consiste à dérouler une check-list préparée par le client. Mais selon les réponses, ou l'humeur du client,  les questions suivantes pourront s'écarter de cette base pour creuser un point particulier (tirer la ficelle, comme on dit).

Immédiatement après la fin de l'audit, l'auditeur anime une réunion paritaire à l'issue de laquelle, après discussion (je voulais ajouter "éventuelle" mais tout compte fait non, il y aura discussion), vous signerez le compte-rendu d'audit. Idéalement ce compte-rendu devrait être objectif, c'est à dire lister les thèmes abordés, les écarts, les points faibles et les points forts.

Ensuite le client fait ce qu'il veut de ce compte-rendu...

Mon conseil: pas de conseil, sinon celui de respecter le process défini par les plans. S'il devait n'y avoir qu'un point faible dans votre process, pas de problème, l'auditeur tombera dessus, surtout s'il s'appelle Murphy.

Désolé pour vous. Mais chaque journée faisant 24 heures, dans une semaine de 6 jours, vous avez quand même une petite chance de corriger quelques unes de vos erreurs.